Dove stai perdendo tempo, risorse e margine?

Le ore fantasma non sono ore nelle quali nessuno lavora. Sono ore realmente impiegate che producono un costo, ma non vengono misurate, valorizzate o considerate nei prezzi e nella redditività.

Possono nascondersi nelle interruzioni, nelle attese, nelle rilavorazioni, nelle attività fuori preventivo, nei passaggi duplicati e nelle operazioni che continuano a richiedere l’intervento diretto dell’imprenditore.

La Riduzione Ore Fantasma permette di individuare dove si disperde il tempo aziendale e di trasformare un costo invisibile in un dato utile per assumere decisioni.

Dove si nascondono le ore fantasma

Il tempo può essere assorbito da:

• errori e successive correzioni;
• informazioni incomplete o difficili da reperire;
• riunioni, telefonate e interruzioni continue;
• attività ripetute da più persone;
• attese per documenti, risposte o autorizzazioni;
• lavori aggiuntivi non previsti;
• procedure inefficienti;
• responsabilità poco chiare;
• attività delegabili trattenute dall’imprenditore;
• urgenze che avrebbero potuto essere prevenute.

Anche pochi minuti ripetuti molte volte possono trasformarsi, alla fine del mese, in decine di ore sottratte alle attività produttive o strategiche.

Non tutto il tempo non fatturato è sprecato

Formazione, amministrazione, controllo, organizzazione e sviluppo commerciale sono necessari, anche quando non generano direttamente un ricavo.

Occorre quindi distinguere tra:

• tempo necessario al funzionamento dell’impresa;
• tempo destinato allo sviluppo;
• tempo che crea valore per il cliente;
• attività comprese nel servizio ma non valorizzate;
• inefficienze evitabili;
• operazioni eliminabili, delegabili o automatizzabili.

La domanda non è soltanto “Quante ore lavoriamo?”, ma:

“Come utilizziamo il tempo e quanto valore produce?”

Il costo delle ore invisibili

Quando il tempo effettivamente necessario non viene rilevato, l’impresa può formulare preventivi insufficienti, considerare redditizi clienti o servizi che non lo sono, sovraccaricare le persone o aumentare il fatturato senza migliorare l’utile.

Il costo di un’ora, inoltre, non coincide soltanto con la retribuzione. Comprende contributi, struttura, strumenti, costi generali e tempi non produttivi.

Rendere visibili queste ore consente di comprendere se intervenire sui processi, sui prezzi, sulle responsabilità oppure sull’organizzazione.

Come lavoriamo

1. Individuiamo le attività da osservare

Partiamo dalle aree nelle quali emergono ritardi, sovraccarichi, difficoltà di delega o margini inferiori alle attese.

2. Confrontiamo tempi previsti ed effettivi

Rileviamo il tempo realmente assorbito dalle attività, senza trasformare la misurazione in una sorveglianza delle persone.

3. Attribuiamo un costo alle ore

Stimiamo il costo orario effettivo delle persone e della struttura coinvolta.

4. Individuiamo le cause

Analizziamo errori, attese, duplicazioni, interruzioni, richieste fuori preventivo e passaggi organizzativi non necessari.

5. Definiamo gli interventi

Valutiamo ciò che può essere eliminato, semplificato, delegato, automatizzato o correttamente valorizzato nel prezzo.

6. Verifichiamo i risultati

Controlliamo se gli interventi adottati hanno realmente liberato tempo, aumentato la capacità produttiva e migliorato i margini.

Cosa ottieni

In relazione all’incarico puoi ottenere:

• una mappa delle attività che assorbono più tempo;
• il confronto tra ore previste ed effettive;
• la stima del costo orario aziendale;
• l’individuazione delle attività non valorizzate;
• l’analisi di errori, attese e rilavorazioni;
• l’individuazione delle attività delegabili o automatizzabili;
• indicazioni per migliorare preventivi e prezzi;
• un piano di interventi organizzativi;
• una valutazione della dipendenza dall’imprenditore;
• indicatori per verificare il tempo recuperato.

Quando può essere utile

La Riduzione Ore Fantasma può essere utile quando:

• tutti lavorano molto, ma i margini rimangono bassi;
• le commesse richiedono più tempo del previsto;
• aumentano fatturato e carico di lavoro, ma non l’utile;
• vengono svolte attività non comprese nei preventivi;
• errori e urgenze interrompono continuamente il lavoro;
• non è chiaro quanto costi realmente un servizio;
• si sta valutando una nuova assunzione;
• l’imprenditore è coinvolto in ogni decisione;
• mancano procedure e responsabilità definite;
• si vuole capire cosa delegare o automatizzare.

Un esempio semplice

Un’attività viene preventivata considerando dieci ore, ma ne richiede tredici: un’ora per recuperare informazioni, una per correggere errori e una per richieste aggiuntive del cliente.

Ripetendo questa situazione su venti incarichi mensili, l’impresa assorbe sessanta ore non valorizzate.

La soluzione potrebbe consistere nel raccogliere prima le informazioni, introdurre un controllo intermedio, delimitare meglio il servizio, valorizzare le richieste aggiuntive oppure modificare il prezzo.

La misurazione rende visibile il problema. L’analisi permette di scegliere dove intervenire.

Dalle ore fantasma al Controllo di gestione

La Riduzione Ore Fantasma individua dove viene assorbito il tempo. Il Controllo di gestione collega quel tempo ai ricavi, ai costi e alla redditività di clienti, servizi e commesse.

La Riduzione Ore Fantasma risponde alla domanda:

“Dove viene assorbito il nostro tempo?”

Il Controllo di gestione permette di comprendere:

“Quanto incide quel tempo sulla redditività?”

Come possiamo esserti utili?

• Calcolare il costo orario effettivo.
• Confrontare tempi previsti ed effettivi.
• Rilevare attività aggiuntive non valorizzate.
• Migliorare preventivi e prezzi.
• Ridurre errori, attese e duplicazioni.
• Individuare ciò che può essere delegato o automatizzato.
• Recuperare capacità produttiva e marginalità.

Vuoi scoprire quante ore della tua azienda diventano invisibili?

Partiamo dalle attività che assorbono più tempo e confrontiamo percezioni, tempi effettivi e risultati economici. Individueremo dove il tempo si disperde e quali interventi possono trasformarlo nuovamente in capacità, margine e valore.