Hai sotto controllo l’andamento economico e finanziario dell’impresa?

Avere molti dati non significa necessariamente avere il controllo dell’azienda.

Contabilità, estratti conto, fatturato, ordini e scadenze possono produrre una grande quantità di informazioni senza offrire una visione immediata di ciò che sta realmente accadendo.

Il Cruscotto di controllo seleziona gli indicatori più significativi e li riunisce in una rappresentazione sintetica e periodica.

L’obiettivo non è riempire una schermata di grafici, ma permettere all’imprenditore di comprendere rapidamente:

• se l’attività sta procedendo nella direzione prevista;
• quali risultati stanno migliorando;
• dove si stanno verificando scostamenti;
• quali soglie richiedono attenzione;
• quali decisioni devono essere assunte;
• se le azioni intraprese stanno producendo gli effetti attesi.

Il cruscotto deve trasformare i dati in segnali utili per decidere.

Non serve controllare tutto

Un cruscotto composto da decine di indicatori rischia di nascondere le informazioni realmente importanti.

Ogni impresa deve individuare pochi dati coerenti con:

• il proprio modello di attività;
• gli obiettivi stabiliti;
• le principali fonti di ricavo;
• la struttura dei costi;
• i rischi da controllare;
• le decisioni che devono essere assunte;
• la disponibilità e l’attendibilità dei dati.

Gli indicatori utili per un’attività commerciale possono essere differenti da quelli necessari per un’impresa di servizi, un’attività produttiva o un’azienda che lavora su commessa.

Il valore del cruscotto non dipende dal numero di informazioni rappresentate, ma dalla capacità di evidenziare ciò che merita attenzione.

Cosa può contenere

In relazione alle caratteristiche dell’impresa, il Cruscotto di controllo può comprendere indicatori relativi a diverse aree.

Andamento economico

• ricavi del periodo;
• confronto con l’anno precedente;
• confronto con il budget;
• costi principali;
• margine operativo;
• margine di contribuzione;
• risultato economico progressivo;
• punto di pareggio;
• marginalità per cliente, prodotto, servizio o commessa.

Equilibrio finanziario

• disponibilità liquide;
• crediti da incassare;
• debiti in scadenza;
• tempi medi di incasso;
• tempi medi di pagamento;
• esposizione bancaria;
• fabbisogno finanziario previsto;
• liquidità già destinata a imposte e contributi;
• capacità di sostenere gli impegni programmati.

Attività e organizzazione

• ordini acquisiti;
• lavori o commesse in corso;
• ore impiegate;
• produttività;
• saturazione delle risorse;
• ritardi;
• scadenze non rispettate;
• concentrazione del fatturato;
• dipendenza da clienti, persone o fornitori determinanti.

Non tutti questi dati devono necessariamente essere inseriti. Il cruscotto viene costruito selezionando soltanto gli indicatori che possono contribuire a una decisione.

Ogni indicatore deve avere un significato

Rappresentare un dato senza stabilire come debba essere interpretato può generare confusione.

Per ogni indicatore è opportuno definire:

• cosa misura;
• da quale fonte viene ricavato;
• con quale frequenza deve essere aggiornato;
• quale risultato è considerato adeguato;
• quale soglia richiede attenzione;
• chi deve controllarlo;
• quale azione può essere valutata in caso di scostamento.

Un margine in diminuzione, ad esempio, può dipendere dall’aumento dei costi, dalla riduzione dei prezzi, da un diverso insieme di prodotti venduti oppure da una maggiore incidenza di clienti poco remunerativi.

Il segnale evidenzia la variazione. L’analisi deve individuarne la causa.

Soglie e segnali di attenzione

Gli indicatori possono essere accompagnati da soglie oppure da una rappresentazione a semaforo:

• verde, quando il risultato è coerente con l’obiettivo;
• giallo, quando emerge uno scostamento da approfondire;
• rosso, quando la situazione richiede attenzione e una decisione.

Il colore non deve sostituire l’analisi.

Una variazione negativa potrebbe essere temporanea o derivare da un investimento programmato. Allo stesso modo, un dato apparentemente positivo potrebbe nascondere un aumento dei crediti non incassati o una riduzione della marginalità.

Le soglie devono essere definite tenendo conto della realtà dell’impresa e aggiornate quando cambiano obiettivi, organizzazione o condizioni di mercato.

Come lavoriamo

1. Definiamo cosa deve essere controllato

Partiamo dalle domande dell’imprenditore, dagli obiettivi e dalle principali aree di rischio.

2. Verifichiamo i dati disponibili

Individuiamo le fonti, la periodicità degli aggiornamenti e l’attendibilità delle informazioni utilizzabili.

3. Selezioniamo gli indicatori

Costruiamo un insieme limitato di indicatori economici, finanziari e operativi coerenti con l’attività.

4. Definiamo obiettivi e soglie

Stabiliamo i valori di riferimento, le condizioni che richiedono attenzione e le modalità di rappresentazione degli scostamenti.

5. Costruiamo il cruscotto

Organizziamo le informazioni in una sintesi comprensibile e facilmente aggiornabile.

6. Leggiamo periodicamente i risultati

Il cruscotto viene esaminato per individuare variazioni, anomalie e aspetti che richiedono un approfondimento.

7. Colleghiamo i dati alle azioni

Quando emerge uno scostamento, individuiamo le possibili cause, le decisioni da valutare e i soggetti coinvolti.

8. Verifichiamo gli effetti

Nei controlli successivi osserviamo se le azioni intraprese hanno prodotto i risultati previsti.

Cosa ottieni

In base all’incarico puoi ottenere:

• un insieme selezionato di indicatori aziendali;
• una rappresentazione sintetica dell’andamento dell’impresa;
• il confronto con budget, obiettivi o periodi precedenti;
• soglie e segnali di attenzione;
• l’evidenza degli scostamenti più significativi;
• un aggiornamento periodico dei dati;
• una lettura comprensibile dei risultati;
• l’individuazione degli aspetti da approfondire;
• un collegamento tra indicatori, responsabili e azioni;
• maggiore consapevolezza prima di assumere decisioni.

Quando può essere utile

Il Cruscotto di controllo può essere particolarmente utile quando:

• i risultati vengono conosciuti soltanto alla chiusura del bilancio;
• vengono prodotti molti prospetti, ma manca una sintesi;
• non è chiaro quali dati controllare periodicamente;
• il fatturato cresce, ma la liquidità diminuisce;
• costi e margini cambiano senza che le cause vengano individuate;
• le decisioni vengono prese prevalentemente osservando il conto corrente;
• esistono budget o obiettivi, ma non vengono confrontati con i risultati;
• le informazioni sono distribuite tra contabilità, fogli di calcolo e programmi differenti;
• si vogliono assegnare obiettivi e responsabilità;
• l’impresa sta crescendo e non può più essere controllata soltanto attraverso la percezione dell’imprenditore.

Un esempio semplice

Un’impresa potrebbe decidere di controllare mensilmente:

• ricavi progressivi;
• margine di contribuzione;
• costi fissi;
• punto di pareggio;
• crediti scaduti;
• liquidità disponibile;
• fabbisogno finanziario dei successivi tre mesi.

Se i ricavi risultano in linea con le previsioni, ma il margine diminuisce, il cruscotto segnala che il problema non riguarda necessariamente le vendite.

Potrebbe essere necessario verificare prezzi, sconti, costi di acquisto, lavorazioni esterne o composizione dei prodotti e servizi venduti.

Il cruscotto indica dove guardare. L’analisi permette di comprendere perché il risultato è cambiato.

Il cruscotto non è soltanto un software

Un programma può raccogliere dati, elaborarli e rappresentarli graficamente. Tuttavia, lo strumento tecnologico non stabilisce automaticamente:

• quali indicatori siano davvero rilevanti;
• se i dati siano attendibili;
• quali soglie debbano essere utilizzate;
• quale sia la causa di uno scostamento;
• quali decisioni siano opportune;
• chi debba intervenire;
• quando sia necessario modificare il sistema.

Il Cruscotto di controllo è prima di tutto un metodo di lettura e confronto periodico.

La tecnologia può facilitarne l’aggiornamento, ma la sua utilità dipende dalla qualità degli indicatori, dall’interpretazione dei risultati e dalla continuità con cui viene utilizzato.

Dal Controllo di gestione al Cruscotto di controllo

Il Controllo di gestione rappresenta il sistema complessivo attraverso il quale vengono raccolti e riclassificati i dati, predisposti budget, analizzati margini e individuate le cause degli scostamenti.

Il Cruscotto di controllo ne costituisce la sintesi periodica.

Il Controllo di gestione risponde alla domanda:

“Perché il risultato è diverso da quello previsto?”

Il Cruscotto di controllo risponde invece alla domanda:

“Quali segnali dobbiamo osservare per accorgercene in tempo?”

Collegamento da inserire: Scopri il servizio Controllo di gestione.

Dal Cruscotto alla Balanced Scorecard

Il Cruscotto di controllo può concentrarsi prevalentemente sull’andamento economico, finanziario e operativo dell’impresa.

La Balanced Scorecard amplia la prospettiva e collega i risultati attuali agli elementi che possono determinare le prestazioni future, come:

• clienti;
• processi;
• organizzazione;
• competenze;
• persone;
• capacità di innovazione e sviluppo.

Il cruscotto permette di monitorare l’impresa. La Balanced Scorecard consente di collegare il monitoraggio alla strategia.

Come possiamo esserti utili?

• Individuare gli indicatori realmente significativi.
• Verificare l’attendibilità dei dati.
• Definire obiettivi e soglie di attenzione.
• Costruire un cruscotto semplice e comprensibile.
• Confrontare risultati, budget e periodi precedenti.
• Leggere gli scostamenti.
• Collegare ogni segnale alle possibili azioni.
• Aggiornare periodicamente il sistema.
• Adattare gli indicatori all’evoluzione dell’impresa.

Vuoi capire in pochi minuti dove sta andando la tua azienda?

Partiamo dalle decisioni che devi assumere e dai dati già disponibili. Costruiremo un cruscotto proporzionato alla tua attività e concentrato sugli indicatori che meritano davvero attenzione.