Sai se la tua azienda sta seguendo la direzione prevista?

Il bilancio permette di conoscere il risultato di un periodo già concluso. Il Controllo di gestione serve invece a comprendere cosa sta accadendo durante la gestione e se l’impresa si sta avvicinando agli obiettivi stabiliti.

Ricavi in crescita, nuovi clienti e maggiore attività non significano necessariamente maggiore redditività. I costi possono aumentare più velocemente del fatturato, alcuni prodotti possono generare margini insufficienti e determinate commesse possono assorbire tempo e risorse senza produrre un risultato adeguato.

Il Controllo di gestione mette in relazione:

• obiettivi;
• dati previsionali;
• risultati effettivi;
• scostamenti;
• cause;
• decisioni da assumere.

L’obiettivo non è controllare l’impresa attraverso una quantità eccessiva di numeri, ma individuare le informazioni necessarie per intervenire tempestivamente.

Dalla contabilità alle decisioni

La contabilità registra correttamente ricavi, costi, crediti, debiti e altre operazioni aziendali. Tuttavia, i dati contabili devono essere riclassificati e interpretati per rispondere alle domande dell’imprenditore.

Il Controllo di gestione può aiutare a comprendere:

• quanto deve fatturare l’impresa per coprire i propri costi;
• quali clienti, prodotti o servizi generano maggiore marginalità;
• quali costi stanno aumentando;
• se i prezzi applicati sono ancora adeguati;
• se i risultati sono coerenti con il budget;
• dove si stanno producendo gli scostamenti;
• se la crescita è economicamente e finanziariamente sostenibile;
• quali interventi devono essere considerati prioritari.

Il dato contabile descrive ciò che è accaduto. Il controllo deve aiutare a decidere cosa fare successivamente.

Cosa può comprendere

Il sistema viene costruito in relazione alle dimensioni, all’organizzazione e alle reali esigenze dell’impresa e può comprendere:

• riclassificazione dei dati contabili;
• analisi periodica di ricavi e costi;
• distinzione tra costi fissi e costi variabili;
• analisi del margine di contribuzione;
• calcolo del punto di pareggio;
• predisposizione del budget;
• confronto tra budget e risultati effettivi;
• analisi degli scostamenti;
• marginalità per cliente, prodotto, servizio o commessa;
• previsione economica;
• previsione finanziaria;
• controllo dell’evoluzione della liquidità;
• individuazione di indicatori significativi;
• definizione delle azioni da intraprendere;
• verifica periodica degli effetti prodotti.

Non tutti questi strumenti devono essere necessariamente utilizzati. Il perimetro dipende dalle domande alle quali l’impresa deve rispondere.

Budget e risultati effettivi

Il budget traduce gli obiettivi aziendali in valori economici e finanziari.

Può indicare, ad esempio:

• i ricavi attesi;
• i costi programmati;
• il margine desiderato;
• gli investimenti previsti;
• il fabbisogno di personale;
• la liquidità necessaria;
• il risultato economico atteso.

Il confronto tra il budget e i risultati effettivi permette di individuare tempestivamente gli scostamenti.

Uno scostamento non rappresenta necessariamente un errore. Può derivare da un aumento dei prezzi, dalla perdita o acquisizione di un cliente, da costi non previsti, da un investimento, da una riduzione dei volumi oppure da un cambiamento dell’attività.

La sua utilità dipende dalla capacità di comprenderne la causa e decidere se intervenire.

Marginalità per cliente, prodotto o servizio

Il risultato complessivo dell’impresa può nascondere situazioni molto differenti.

Un prodotto redditizio può compensarne uno venduto con margini insufficienti. Un cliente importante per fatturato può richiedere tempi, sconti e assistenza tali da ridurne fortemente la convenienza. Una commessa può apparire positiva fino a quando non vengono considerate tutte le ore effettivamente impiegate.

L’analisi della marginalità permette di confrontare ricavi e costi riferibili alle diverse aree dell’attività.

Può essere utilizzata per:

• rivedere i prezzi;
• modificare le condizioni commerciali;
• selezionare meglio clienti e commesse;
• individuare prodotti o servizi da sviluppare;
• ridurre attività scarsamente remunerative;
• verificare la convenienza di esternalizzare determinate funzioni;
• valutare l’effetto economico delle decisioni.

L’analisi deve essere costruita utilizzando criteri coerenti e dati sufficientemente attendibili. Attribuzioni arbitrarie dei costi possono produrre risultati solo apparentemente precisi.

Come lavoriamo

1. Definiamo le domande

Partiamo dalle decisioni che devono essere assunte e dalle criticità percepite dall’imprenditore.

2. Verifichiamo i dati disponibili

Esaminiamo contabilità, struttura dei costi, ricavi, organizzazione, clienti, prodotti, servizi e altre informazioni operative rilevanti.

3. Costruiamo il modello

Selezioniamo gli indicatori e le modalità di riclassificazione più adatti all’attività, evitando sistemi inutilmente complessi.

4. Definiamo obiettivi e budget

Quando previsto, traduciamo gli obiettivi dell’impresa in valori economici e finanziari misurabili.

5. Confrontiamo previsioni e risultati

Analizziamo periodicamente gli scostamenti, individuiamo le possibili cause e ne valutiamo gli effetti.

6. Individuiamo le azioni

Trasformiamo i risultati in possibili interventi su prezzi, costi, margini, clienti, processi, organizzazione e utilizzo delle risorse.

7. Verifichiamo l’evoluzione

Controlliamo se le azioni intraprese stanno producendo i risultati attesi e aggiorniamo il modello quando cambia l’attività.

Cosa ottieni

In base all’incarico puoi ottenere:

• una rappresentazione più chiara dell’andamento aziendale;
• il confronto tra risultati effettivi e obiettivi;
• un budget economico e finanziario;
• l’analisi degli scostamenti;
• il calcolo del punto di pareggio;
• l’analisi della marginalità;
• l’individuazione dei costi maggiormente rilevanti;
• una previsione dell’andamento futuro;
• indicatori da controllare periodicamente;
• l’evidenza delle principali criticità;
• indicazioni operative sulle possibili azioni;
• maggiore consapevolezza prima di assumere decisioni.

Quando può essere utile

Il Controllo di gestione può essere particolarmente utile quando:

• il fatturato aumenta, ma il guadagno non migliora;
• i costi stanno crescendo senza che siano chiare le cause;
• non si conosce la marginalità dei singoli servizi o prodotti;
• alcuni clienti assorbono molto tempo e risorse;
• i prezzi vengono determinati senza conoscere tutti i costi;
• l’impresa deve programmare nuovi investimenti;
• la liquidità non cresce insieme all’utile;
• si vogliono assegnare obiettivi misurabili;
• occorre verificare la sostenibilità della crescita;
• i risultati vengono conosciuti soltanto dopo la chiusura del bilancio;
• le decisioni vengono assunte prevalentemente sulla base del saldo bancario.

Il controllo deve essere proporzionato

Un sistema troppo complesso rischia di richiedere più risorse di quante informazioni utili riesca a produrre.

Una piccola impresa potrebbe aver bisogno di pochi indicatori aggiornati periodicamente. Un’attività più articolata potrebbe invece richiedere analisi per sede, reparto, prodotto, servizio, cliente o commessa.

La qualità del controllo non dipende dal numero di prospetti elaborati, ma dalla loro capacità di:

• utilizzare dati attendibili;
• evidenziare tempestivamente gli scostamenti;
• essere compresi da chi deve decidere;
• indicare le aree sulle quali intervenire;
• essere aggiornati con continuità.

Il modello deve poter crescere insieme all’impresa, senza trasformarsi in un ulteriore adempimento.

Dal Controllo di gestione al Cruscotto di controllo

Il Controllo di gestione rappresenta il sistema complessivo: raccoglie i dati, li riclassifica, confronta previsioni e risultati, analizza gli scostamenti e supporta le decisioni.

Il Cruscotto di controllo ne rappresenta la sintesi periodica, attraverso pochi indicatori scelti per monitorare l’andamento aziendale.

Il Controllo di gestione risponde alla domanda:

“Perché il risultato è diverso da quello previsto e dove dobbiamo intervenire?”

Il Cruscotto di controllo risponde invece alla domanda:

“Quali indicatori dobbiamo osservare con continuità?”

Come possiamo esserti utili?

• Costruire un sistema di controllo proporzionato all’impresa.
• Definire budget e obiettivi.
• Confrontare previsioni e risultati effettivi.
• Analizzare costi, margini e scostamenti.
• Calcolare il punto di pareggio.
• Misurare la redditività di clienti, prodotti e servizi.
• Elaborare previsioni economiche e finanziarie.
• Trasformare i dati in decisioni operative.
• Verificare periodicamente gli effetti delle azioni adottate.

Vuoi capire dove si forma realmente il risultato della tua impresa?

Partiamo dalle domande alle quali devi rispondere e dai dati già disponibili. Costruiremo un sistema di controllo adatto alle dimensioni e alle effettive esigenze dell’attività.